En bref : le règlement qui rend obligatoires le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance est en vigueur depuis le 14 août 2025. Les syndicats de copropriété existants ont trois ans pour s’y conformer, soit jusqu’en août 2028. L’étude doit être refaite tous les cinq ans, porter sur au moins 25 ans et être préparée par un professionnel indépendant, dont les évaluateurs agréés. Voici ce que chaque conseil d’administration doit savoir.
De la Loi 16 au règlement de 2025
Adoptée en 2019, la Loi 16 a prévu le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance, mais leur contenu et leur caractère obligatoire attendaient un règlement. Il est arrivé : le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise a été publié dans la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 (décret 991-2025) et est entré en vigueur le 14 août 2025.
Pour les copropriétés existantes, le délai pour obtenir un premier carnet d’entretien et une première étude du fonds de prévoyance est de trois ans à compter de cette date, soit jusqu’en août 2028. Compte tenu du nombre de syndicats concernés au Québec, attendre la dernière année risque de compliquer la recherche d’un professionnel disponible.
Le carnet d’entretien : l’historique et le plan de l’immeuble
Le carnet d’entretien est le dossier de santé de l’immeuble. Il contient notamment :
- l’inventaire détaillé des parties communes et de certaines composantes des parties privatives;
- l’état de chaque composante et les travaux d’entretien, de réparation et de remplacement à prévoir;
- l’historique des travaux réalisés.
Le conseil d’administration doit le mettre à jour au moins une fois par année. Un professionnel autorisé doit ensuite le réviser tous les cinq ans; certains petits immeubles peuvent bénéficier d’une révision aux dix ans.
L’étude du fonds de prévoyance : combien mettre de côté, et quand
L’étude du fonds de prévoyance traduit le carnet d’entretien en chiffres. À partir de la durée de vie restante de chaque composante commune (toiture, revêtement, fenêtres, stationnement, ascenseur, systèmes mécaniques) et du coût estimé de son remplacement, elle établit les contributions annuelles nécessaires pour que le fonds puisse payer les travaux majeurs sans recourir à des cotisations spéciales.
Le règlement prévoit que l’étude :
- couvre une période d’au moins 25 ans;
- est renouvelée tous les cinq ans;
- est signée et datée par son auteur.
Après l’étude, le conseil d’administration doit ajuster les contributions annuelles en conséquence. Si le fonds accuse un retard, le rattrapage peut s’étaler sur une période maximale de dix ans. Pour un immeuble neuf, tant que la première étude n’est pas obtenue, la contribution au fonds doit correspondre à au moins 0,5 % de la valeur de reconstruction de l’immeuble.
Qui peut préparer le carnet et l’étude?
Le règlement réserve ces documents à des membres d’ordres professionnels du domaine du bâtiment : ingénieurs, architectes, technologues professionnels et évaluateurs agréés. Les comptables professionnels agréés (CPA) peuvent aussi préparer l’étude du fonds de prévoyance. Le professionnel ne doit pas avoir de lien direct avec l’immeuble ou ses occupants : son indépendance protège l’ensemble des copropriétaires.
L’évaluateur agréé apporte une compétence précise à l’exercice : l’estimation des coûts de remplacement et la projection financière à long terme, qui sont au cœur de sa pratique.
Pourquoi ces documents changent aussi la valeur des unités
Depuis le 14 août 2025, le vendeur d’une unité doit obtenir du syndicat une attestation sur l’état de la copropriété, que le syndicat doit remettre dans les 15 jours suivant la demande. Cette attestation indique notamment le solde du fonds de prévoyance, le solde qui devrait y être, les contributions des dernières années et les travaux majeurs prévus.
Autrement dit, un acheteur et son prêteur voient désormais noir sur blanc si une copropriété a planifié ses travaux ou si des cotisations spéciales se profilent. Un fonds bien garni, appuyé par une étude récente, devient un argument de vente. Nous détaillons ce document dans notre article sur l’achat d’un condo et l’attestation du syndicat.
Par où commencer : la marche à suivre pour un syndicat
- Rassembler les documents existants : déclaration de copropriété, plans, factures et contrats des travaux passés, rapports d’inspection, budget et état du fonds.
- Mandater un professionnel autorisé pour l’inspection des parties communes, le carnet d’entretien et l’étude.
- Présenter l’étude au conseil, puis ajuster les contributions et le budget en conséquence.
- Mettre le carnet à jour chaque année et prévoir la prochaine étude cinq ans plus tard.
- Vérifier la valeur de reconstruction : l’assurance de l’immeuble doit aussi être revue au moins tous les cinq ans, selon les règles issues de la Loi 141.
L’approche de Valoris
Les études de Valoris combinent une inspection des parties communes par un inspecteur en bâtiment et l’analyse d’un évaluateur agréé, membre de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec, qui prépare le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance. Pour en savoir plus, consultez notre service d’étude du fonds de prévoyance et de carnet d’entretien ou demandez une soumission pour votre copropriété.